Prinsip Umum Modul dan Data

Pada hampir semua modul, Sistem Informasi Akademik Sekolah memungkinkan pengguna mengubah status data menjadi "aktif" atau "nonaktif". Status "aktif" mengandung pengertian bahwa data tersebut digunakan oleh sistem. Data dapat ditampilkan pada laporan, ekspor, atau digunakan sebagai master oleh data lain. Status "nonaktif" mengandung pengertian bahwa data tersebut hanya berfungsi sebagai konsep. Data dengan status "nonaktif" dapat diubah menjadi "aktif" dan dapat digunakan seperti biasa.

Pada beberapa modul, program mengunci data untuk kasus tertentu. Data yang dikuci tidak bisa diubah atau dihapus. Penguncian data tersebut dimaksudkan untuk mencegah administrator mengubah data tertentu sementara data tersebut seharusnya tidak diubah. Contoh nyata adalah jenis biaya. Ketika data tersebut telah digunakan, maka data tersebut tidak boleh diubah dan tidak boleh dihapus. Akan tetapi, sebelum data tersebut digunakan, pengguna tetap dapat mengubah atau menghapus data tersebut.

Pada modul administrator, pengguna tidak bisa memblokir, menonaktifkan, atau menghapus dirinya sendiri. Hal tersebut bertujuan untuk mencegah kekosongan administrator sehingga menyebabkan Sistem Informasi Akademik Sekolah tidak dapat digunakan karena administrator merupakan tulang punggung dalam Sistem Informasi Akademik Sekolah.